Definisi, Manfaat, dan Manajemen 5S

Apa Itu 5S ?

Konsep 5S

Konsep 5S diambil dari dasar budaya kerja di Jepang yang terdiri dari SEIRI (Ringkas), SEITON (Rapi), SEISO (Resik), SEIKETSU (Rawat) dan SHITSUKE (Rajin). 5S ini di Indonesia sering juga disebut dengan Istilah 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) atau 5P (Pemilahan, Penataan, Pembersihan, penjagaan dan Penyadaran), sedangkan dalam Bahasa Inggris 5S ini sering diterjemahkan sebagai Sort, Set in Order/Straighten, Shine/Sweep and Clean, Standardize and Sustain.

Seiri (Ringkas – Pemilahan)

Seiri merupakan kegiatan menyingkirkan object/barang-barang yang tidak diperlukan, sehingga didalamnya terjadi proses pemilahan antara barang yang diperlukan dengan barang yang tidak diperlukan. segala barang yang ada di area kerja hanya barang yang dibutuhkan dalam aktivitas kerja saja, sedangkan  barang-barang yang tidak dibutuhkan akan disimpan di tempat penyimpanan atau dibuang untuk barang yang memang sudah tidak dapat digunakan lagi.

Seiton (Rapi – Penataan)

Seiton merupakan konsep menghilangkan kesulitan untuk mencari kembali. Berarti didalamnya terdapat kegiatan untuk mengatur segala sesuatu agar memiliki tata letak yang rapi dan tertata sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan. Artinya dengan seiton ini, setiap barang yang ada di tempat kerja diatur sedemikian rupa agar penggunaan dan pengembaliannya efisien. Hal ini akan membuat proses kerja lebih sistematis dan tidak ada pemborosan waktu yang berlebihan karena kita akan selalu menemukan barang yang diperlukan dengan cepat di tempat penyimpanan yang pasti dan berada di area kerja kita.

Seiso (Resik – Pembersihan)

Seiso ini pada prinsipnya adalah kegiatan untuk memperlihatkan dan mengatasi ketidakefisienan peralatan kerja, berupa kegiatan pembersihan peralatan dan area kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik dan bersih, terhindar dari kerusakan, abnormality dan degradasi.

Kualitas kinerja peralatan, kebersihan ruangan dan lingkungan kerja sangat penting dan mempengarui produktifitas kerja. Seiso bertujuan agar area kerja selalu bersih, dapat dimulai dengan menghilangkan debu, kotoran, sampah dan barang asing di tempat kerja, inspeksi utilitas secara berkala, pemeriksaan persediaan dan inventaris untuk memastikan semua yang dibutuhkan selalu tersedia sehingga menghemat waktu dan biaya dalam jangka panjang.

Seiketsu (Rawat – Pemantapan)

Seiketsu adalah kegiatan merawat/memelihara tempat kerja dengan cara meningkatkan kebersihan, kesegaran, kerapian dan keteraturannya secara konsisten dan terus menerus. Seingga bisa mempertahankan kondisi optimum di tempat kerja dan mewujudkan tempat kerja yang bebas dari kesalahan dengan menerapkan standar dan visual control System yang jelas dan mudah dimengerti oleh semua orang

Shitsuke (Rajin – Pembiasaan)

Seiketsu atau rajin adalah kegiatan mentaati aturan yang telah kita buat sendiri (mendisiplinkan diri). Dengan menjaga/memelihara kedisplinan atau membiasakan diri dalam menjalankan semua tahapan dalam 5S diharapkan hal ini menjadi budaya Organisasi/Perusahaan

Manajemen 5S

Pengelolaan Program 5S di Organisasi memerlukan Komitmen Manajemen, Penyiapan sumberdaya, pelatihan dan program promosi dalam pengembangannya. Organisasi/Perusahaan biasanya memiliki cara tersendiri untuk menjaga 5S tetap berjalan dengan baik dengan mengembangkan pemantauan dan patrol 5S serta melakukan identifikasi peluang untuk perbaikan. Beberapa diantaranya dengan menerapkan Audit/Patroli 5S, Petugas khusus 5S/Assessor 5S, 5S Poster/Banner, Piket 5S, 5S day,  Lomba 5S, Promosi/Kampanye 5S dan 5S newsletters .

Dalam penerapan 5S ini terdapat  beberapa langkah praktis  yang dapat dilakukan oleh Organisasi Perusahaan , diantaranya :

1. Menjadikan Program 5S Sebagai bagian penting dan terintegrasi dengan aktivitas harian kerja di Perusahaan, seingga menjadi budaya Kerja yang tidak terlepas dengan Sasaran yang akan dicapai oleh organisasi/perusahaan
2. Melakukan kegiatan 5S secara berkelanjutan dan konsisten
3. Mendokumentasikan semua aktivitas kerja/kegiatan 5S yang sudah dilakukan, sehingga bisa diliat hasil dari program kerja 5S tersebut dan bisa dibandingkan hasil sebelum dan sesuadah kegiatan 5S dijalankan.
4. Melakukan Evaluasi terhadap Program 5S, buat action plan untuk Tindakan perbaikan dan pencegahan nya sehingga 5S tetap terjaga dan dijalankan di Organisasi/Perusahaan.
5. Melakukan sosialisasi program secara terus menerus mengenai konsep dan manfaaat penerapan Program 5S

Sasaran dan Manfaat Pengelolaan Program 5S

Beberapa Sasaran Yang Ingin dicapai dalam pengelolaan Program 5S diperusahaan diantaranya adalah :

1. Mewujudkan tempatdan lingkungankerja yang nyaman dan pekerjaan yang menyenangkan
2. Melatih karyawan agar mampu mandiri dalam mengelola pekerjaannya
3. Meningkatkan disiplin dalam penggunaan standar
4. Mewujudkan “Visual Factory”
5. Membentuk kebiasaan positif dan budaya organisasi yang produktif
6. Meningkatkan citra positif di mata pelanggan

Penerapan 5S secara umum akan memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan seperti :

1. Meminimumkan potensi terjadinya
   • Accident (Kecelakaan kerja)
   • Breakdown (Gangguan Kerusakan)
   • Cost (Biaya)
   • Defect (Produk Cacat)
2. Meningkatkan efisiensi dan semangat kerja
3. Tempat Kerja menjadi lebih bersih, Rapi dan teratur
4. Penggunaan Ruang Kerja secara optimal
5. Mempermudah Pemeliharaan Rutin
6. Organisasi yang siap mengikuti perubahan sesuai arahan strategi pimpinan

Manfaat lainnya dari program 5S dapat dilihat dari beberapa sisi diantaranya :

1. Sisi Mutu (Quality) :
   • Zero Defect (mutu meningkat)
   • Mesin tidak sering rusak
   • Kendali persediaan menjadi lebih efektif
   • Standar Kerja yang lebih Jelas, dll
2. Sisi Biaya (Cost)
   • Menghilangkan pemborosan (Zero waste)
   • Mengurangi biaya operasional
   • Waktu operasional lebih singkat, dll
3. Sisi Pengiriman (Delivery)
   • Menurunkan/menghilangkan keterlambatan, dll
4. Sisi Keselamatan (Safety)
   • Menghilangkan kecelakaan (Zero Injuries)
   • Meningkatkan keamanan kerja , dll
5. Sisi Moral (Morale)
   • Mengurangi dan menghilangkan keluhan pelanggan
   • Meningkatkan kerjasama & kepercayaan
   • Meningkatkan semangat kerja,
   • Meningkatkan citra perusahaan, dll